X

6 steg för en beställare att göra en lyckad implementering av IT-systemstöd för skötsel

 

Hantera skötsel för större enheter är en komplex process. En av de största utmaningarna är att hålla reda på allting och följa upp och utan ett bra och anpassat IT-system är det en stor utmaning. Efter att ha genomfört ett antal implementationer (Stockholms stad, Peab Drift & Underhåll, Svevia, Svensk Markservice, HSB o s v) så har vi sett några generella saker.

 

Slutmålet är ju att leverera en bra kvalitet gentemot slutkunden, invånare, hyresgäster e t c. För att lösa det så behöver ett antal saker lösas.

 

 

 

 

1. Följa upp att de saker som ska göras enligt avtal blir gjorda

Lägga in alla avtalsarbeten i systemet. Då ser du som beställare vad som ska ske och när.

 

 

2. Fånga upp saker som händer, t ex skadegörelse 

Hantera alla extraarbeten i systemet. Arbetsledare, yrkesarbetare, underentreprenörer och du som beställare har tillgång till en app i telefonen så att vem som helst kan fånga upp t ex en skadegörelse, få beslut snabbt och snabbt åtgärda. Detta minimerar antalet telefonsamtal från invånarna

 

3. Följa upp kvaliteten av de arbeten som utförs

Entreprenören tar en “efterbild” på alla ärenden, d v s en bild efter utfört arbete. Då är det kvalitetssäkrat att arbetet är utfört och du som beställare kan spara in tiden som det skulle tagit att åka ut och kontrollera.

 

 

4. Säkerställa att det inte finns några säkerhetsproblem på t ex lekparker

Lägg in ronderingar i systemet så missas det inte att kontrollera t ex en lekplats. Ev. problem på lekplatsen noteras av entreprenören i telefonen, de utför och du som beställare får allt underlag inklusive förbild, efterbild, tid, material och resursåtgång.


5. Ha en bra dialog med entreprenören

Eftersom alla ärenden finns i systemet och tranparensen är stor så kan dialogen fokuseras på förbättringar, extrajobb o dy istället för att diskutera vad som är gjort och inte gjort och när.

 

6. För att hinna med ovanstående, minimera administrationen

Kontrollarbetet minskas dramatiskt vilket ger tid. Godkännande av extraarbeten görs löpande i systemet så byggmötena kan ägnas åt andra saker. 

Entreprenören fakturerar baserat på ärendena i systemet så godkännandet av fakturan blir mer en formalitet eftersom själva arbetet redan är godkänt. Fakturanummer länkas in i systemet så att det går lätt att hålla reda på vad som är fakturerat.

 

Allt ovanstående går att göra via mail, kameran i telefonen, telefonsamtal, note it lappar, Excel o s v men överblicken och kvalitetssäkringen att inget ärende försvinner kommer aldrig att finnas till 100 %.

Sammanfattningsvis blir vinsterna genom att införa systemstöd bl a de här:

  1. Kvaliteten höjs.
  2. Administrationen minskas.
  3. Stressen minskas då allt ligger i systemet, inga “lösa trådar”.
  4. Kontroll var pengarna går till.